Importer un relevé bancaire, une LCR ou une CB à débit différé dans Quadra

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   Dans Compta Helper, ouvrez le résultat du document et vérifiez les lignes, les dates, les montants et les éventuels points signalés à contrôler.

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   Dans la carte « Exports », choisissez « XLSX comptable », vérifiez les comptes dans les options avancées, puis cliquez sur « Télécharger XLSX ».

   Pour un relevé : compte banque et compte contrepartie. Pour une LCR ou une CB : compte pivot, qui reçoit le total de chaque remise, et compte effets ; par défaut 472000 et 471000, à remplacer par les comptes du dossier. Les valeurs modifiées sont mémorisées pour les exports suivants.

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   Ouvrez la feuille « Ecritures » dans l’Excel où Qimport est installé et enregistrez une copie de travail sous un autre nom : le fichier téléchargé reste votre référence.

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   Vérifiez qu’Excel lit la colonne Date comme des dates, Debit et Credit comme des nombres, et garde les numéros de la colonne Compte tels quels.

   Ne raccourcissez pas un compte trop long et n’ajoutez pas de zéros au hasard : utilisez la correspondance validée avec le plan comptable du dossier.

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   Ajoutez une colonne Journal et inscrivez sur chaque ligne le code du journal du dossier qui reçoit ces écritures.

   Par exemple un journal de banque pour un relevé, ou d’opérations diverses pour une LCR : ce ne sont que des exemples. Si le Qimport de votre version permet de fixer un journal pour tout le fichier, suivez son écran ; ce guide ne suppose pas qu’il le propose.

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   Gardez la ligne d’en-tête pour repérer les colonnes lors de l’association, mais ne l’importez pas comme une écriture : définissez la plage des données comme le demande le complément.

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   Complétez la colonne Piece si le dossier en a besoin : une même référence pour les lignes d’une remise, d’un relevé de carte ou d’une opération, une référence différente pour chaque groupe.

   Ne fabriquez pas de numéro de facture à partir d’une référence de paiement. Gardez toutes les lignes de contrepartie, dont la ligne de total sur le compte pivot d’une LCR ou d’une CB.

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   Contrôlez l’équilibre, pièce par pièce et pour le fichier. Pour un premier essai, gardez une pièce ou une remise complète et équilibrée, pas une ligne isolée.

Les colonnes 1 à 6, et la colonne 7 si la devise est exportée, viennent du fichier Compta Helper ; la colonne Journal est ajoutée lors de la préparation. Les champs sont décrits par leur rôle : leurs noms exacts sont ceux affichés par votre Qimport. Cette correspondance découle des colonnes de Compta Helper et n’a pas été essayée dans Qimport.

• Le résultat est relu dans Compta Helper, et un abonnement ou un essai actif permet l’export.
• Une application Excel de bureau où le complément Qimport est installé et autorisé par le cabinet, par exemple l’Excel de Quadra on demand si votre installation le fournit. Excel sur le Web n’exécute pas les macros VBA, et aucun autre tableur n’a été vérifié.
• Le code journal et les comptes du dossier sont connus.
• Pour une LCR ou une CB, le traitement du montant global déjà présent en banque est connu, pour ne pas le compter deux fois.

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   Préparez une première copie de travail comme décrit dans « Préparer le tableau et les comptes », avec une seule pièce ou une seule remise, complète et équilibrée.

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   Dans Excel, ouvrez l’onglet « Compléments », puis « Qimport: Lancer Écritures ».

   Ces intitulés sont ceux décrits par Spendesk ; ils peuvent différer selon la version de Qimport.

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   Associez chaque colonne du tableau au champ correspondant, en vous aidant du tableau de correspondance, et renseignez les formats demandés, par exemple celui des dates.

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   Générez le fichier texte, puis contrôlez le récapitulatif et son équilibre.

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   Enregistrez la correspondance avec « Qimport: Sauver le paramétrage » pour la réutiliser.

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   Importez ce premier fichier dans Quadra par Import ASCII (compta), puis contrôlez les écritures obtenues avant de traiter un document complet.

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   Dans Compta Helper, relisez le document, puis téléchargez le « XLSX comptable » avec les mêmes comptes que lors de la première configuration.

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   Préparez la copie de travail : journal, pièces, contreparties et équilibre, comme décrit dans « Préparer le tableau et les comptes ».

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   Dans Excel, choisissez « Qimport: Ouvrir un paramétrage existant », sélectionnez la correspondance enregistrée, puis générez le fichier texte.

   Si les colonnes, la devise, le journal ou les options d’export ont changé, vérifiez la correspondance au lieu de l’appliquer telle quelle.

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   Dans Quadra, ouvrez le bon dossier, puis Outils > Suivi de dossier > Import ASCII (compta), et sélectionnez le fichier texte généré par Qimport.

   Les intitulés des menus peuvent varier selon la version : suivez ceux de votre installation.

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   Lisez les contrôles affichés et traitez les anomalies avant de valider. Importez le fichier une seule fois.

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   Contrôlez ensuite le journal, la période, le sens des montants et les totaux des écritures obtenues.

Des écritures dans le journal choisi du dossier Quadra : pour un relevé, une ligne banque et sa contrepartie par opération ; pour une LCR ou une CB, les lignes du détail et la ligne de total sur le compte pivot, groupe par groupe. Aucun justificatif n’est transmis.

• Le dossier, l’exercice et le journal sont ceux prévus.
• Les dates et les comptes correspondent au tableau préparé.
• Les débits et les crédits ne sont pas inversés.
• Chaque pièce et le lot sont équilibrés, et les totaux correspondent au document relu dans Compta Helper.
• Le même fichier n’est pas importé deux fois.

Qimport n’apparaît pas dans les compléments d’Excel.

Vérifiez que vous êtes dans l’Excel de bureau où le complément est installé : Excel sur le Web n’exécute pas les macros VBA. Faites vérifier l’installation par l’administrateur ou l’intégrateur, sans abaisser la sécurité des macros pour contourner un blocage.

Les dates ou les montants sont mal convertis.

Vérifiez qu’Excel lit la colonne Date comme des dates et les montants comme des nombres, et que les formats indiqués dans Qimport correspondent au tableau.

Le récapitulatif n’est pas équilibré.

Une ligne de contrepartie ou la ligne de total d’une remise manque, ou la ligne d’en-tête a été reprise comme une écriture. Repartez du fichier téléchargé pour refaire la copie de travail.

Un compte n’est pas reconnu.

Le numéro ne correspond pas au plan comptable du dossier. Corrigez-le dans les options de Compta Helper ou dans la copie de travail, selon la correspondance validée, sans le tronquer.

L’import s’est arrêté sur une erreur.

Vérifiez dans le journal ce qui a déjà été intégré avant de relancer : une seconde importation du même fichier créerait des doublons.

• Les mêmes que pour Excel et Qimport.
• Des options de CSV fixées une fois pour toutes, pour que le paramétrage Qimport reste valable.

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   Dans Compta Helper, choisissez « CSV comptable générique », ouvrez les options avancées et gardez « Avec en-têtes ».

   Par défaut : point-virgule, avec en-têtes, dates JJ/MM/AAAA, point décimal, UTF-8 avec BOM. Les valeurs modifiées sont mémorisées pour les exports suivants.

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   Ouvrez le CSV avec l’import de données d’Excel plutôt qu’en double-cliquant sur le fichier.

   Indiquez le séparateur et l’encodage choisis dans Compta Helper, et déclarez la colonne Compte en texte pour garder les numéros tels quels.

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   Vérifiez les dates, les montants et le séparateur décimal, puis enregistrez le classeur et suivez « Préparer le tableau et les comptes ».

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   Dans Compta Helper, choisissez « CSV comptable générique » et cliquez sur « Télécharger CSV », avec les mêmes options.

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   Ouvrez-le dans Excel de la même façon qu’à la première configuration, puis préparez la copie de travail.

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   Convertissez-la avec le paramétrage Qimport enregistré, puis importez le fichier texte généré par Qimport avec Import ASCII (compta), comme pour le XLSX.

Les mêmes écritures qu’avec le XLSX comptable, dans le journal choisi. Il ne s’agit pas d’un import direct du CSV dans Quadra.

• Chaque valeur est dans sa colonne, et non tout dans la première.
• Les accents, les dates et les montants sont lus correctement.
• Les numéros de compte n’ont perdu aucun chiffre.

Tout arrive dans une seule colonne.

Le séparateur n’a pas été reconnu. Rouvrez le fichier en indiquant le séparateur choisi dans Compta Helper, avant toute conversion.

Les accents sont illisibles.

Indiquez l’encodage à l’ouverture, ou changez l’encodage dans Compta Helper, puis réessayez sur un document court.

Des numéros de compte ont changé.

Excel les a lus comme des nombres. Rouvrez le fichier en déclarant la colonne Compte en texte.

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   Dans Compta Helper, choisissez « CSV comptable générique » et cliquez sur « Copier CSV ».

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   Dans Excel, sélectionnez la cellule A1 d’une feuille vierge, puis collez avec Ctrl+V.

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   Si tout arrive dans la colonne A, utilisez la conversion du texte en colonnes d’Excel, avec le séparateur choisi dans Compta Helper.

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   Suivez ensuite « Préparer le tableau et les comptes », puis le parcours Excel et Qimport.

• Un dossier de test pour le premier essai, jamais un dossier client.
• Un code journal de 1 ou 2 lettres ou chiffres : un code de trois caractères est refusé par l’export.
• Les numéros exacts des comptes généraux du dossier, de 1 à 8 chiffres commençant par 1 à 8 : l’export les écrit tels que saisis, sans ajouter de zéros.
• Un document en euros : une autre devise est refusée, car aucun montant n’est converti.

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   Dans Compta Helper, choisissez « Quadra ASCII » et ouvrez « Options Quadra ».

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   Renseignez le code journal, les comptes et le préfixe de pièce du dossier.

   Pour un relevé : compte banque et compte contrepartie. Pour une LCR ou une CB : compte pivot, qui reçoit le total de chaque remise, et compte effets. Le préfixe de pièce, huit lettres ou chiffres au plus, précède le numéro de chaque pièce. Les valeurs modifiées sont mémorisées pour les exports suivants.

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   Vérifiez les deux libellés de compte : ils ne servent que si un compte n’existe pas encore dans le dossier.

   Pour un relevé, ils s’appellent « Libellé compte banque » et « Libellé contrepartie ». Pour une LCR ou une CB, « Libellé compte pivot » et « Libellé compte effets » : si le libellé affiché ne décrit pas ces comptes, par exemple « BANQUE », remplacez-le par leur intitulé dans le dossier. D’après la spécification, le fichier demande de ne pas modifier un compte déjà présent. 30 caractères au plus.

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   Téléchargez un premier fichier, importez-le dans le dossier de test, puis contrôlez le résultat avant d’utiliser ce parcours pour un dossier client.

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   Dans Compta Helper, relisez le document, puis cliquez sur « Télécharger Quadra ASCII » avec les options du dossier.

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   Si un message indique que le fichier n’a pas été préparé, corrigez l’option qu’il désigne, par exemple un code journal de trois caractères, puis téléchargez de nouveau.

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   Dans Quadra, ouvrez le bon dossier, puis Outils > Suivi de dossier > Import ASCII (compta), et sélectionnez le fichier .txt téléchargé.

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   Lisez les contrôles affichés et traitez les anomalies avant de valider. Importez le fichier une seule fois.

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   Contrôlez le journal, les dates, les comptes, le sens et les totaux des écritures obtenues.

Des écritures dans le journal choisi : une pièce par opération du relevé, ou par remise de LCR ou relevé de carte, numérotée avec le préfixe choisi. Le fichier décrit aussi chaque compte utilisé, avec les libellés des options, pour le cas où il n’existerait pas dans le dossier. Aucun justificatif n’est joint.

• Le journal et la période sont ceux prévus.
• Chaque pièce porte le bon numéro et la bonne date, et reste équilibrée.
• Les comptes utilisés sont ceux du dossier, et aucun compte inattendu n’a été créé.
• Les libellés, raccourcis à 30 caractères, restent compréhensibles.
• Les totaux correspondent au document relu dans Compta Helper.

Le fichier n’a pas été préparé : un message cite le code journal, un compte ou le préfixe.

Le format de Quadra ne peut pas contenir cette valeur. Corrigez l’option désignée dans « Options Quadra » : journal de 1 ou 2 caractères, compte général de 1 à 8 chiffres, préfixe de 8 caractères au plus.

Le fichier est refusé parce que le document n’est pas en euros.

L’export n’accepte que l’euro, car aucun montant n’est converti. Traitez ce document selon la méthode prévue par le dossier pour les devises.

Un compte a été créé avec un libellé inattendu.

Le compte n’existait pas dans le dossier : le fichier l’a décrit avec le libellé des options. Corrigez son intitulé dans Quadra et, pour la suite, saisissez le numéro exact du plan du dossier et un libellé adapté.

Quadra signale une anomalie ou refuse le fichier.

Ne renommez pas le fichier et ne corrigez pas ses positions à la main. Utilisez le parcours Excel et Qimport pour ce document.

Des écritures ont été intégrées avant une erreur.

Vérifiez ce qui est déjà dans le journal avant de relancer l’import, pour ne pas créer de doublons.

• les références des effets et les tireurs ;
• la date retenue pour les écritures, celle du règlement de la remise ;
• le total de chaque remise, comparé au montant global présent en banque ;
• le sens de l’opération et les comptes ;
• une référence de pièce par remise, et le journal de destination.

• la carte et la période couvertes ;
• la date comptable retenue, celle du règlement du groupe ;
• les remboursements, passés de l’autre côté ;
• le total, comparé au débit global du relevé bancaire ;
• une référence de pièce par relevé de carte, le compte pivot et le journal.

• Dossier, exercice et journal : ce sont ceux prévus pour le document.
• Dates et comptes : ils correspondent au document relu et au plan comptable du dossier.
• Sens : les débits et les crédits ne sont pas inversés.
• Équilibre : chaque pièce et le lot sont équilibrés. L’équilibre ne prouve pas que les comptes et les dates sont justes.
• Import unique : le même fichier n’est pas importé deux fois. Après une erreur en cours d’import, vérifiez ce qui a déjà été intégré avant toute nouvelle tentative.
• Cohérence : les totaux correspondent aux contrôles affichés par Compta Helper.
• LCR et CB : le détail et la ligne pivot sont présents, et le compte pivot est soldé une fois le montant global et le détail enregistrés.