Importer un relevé bancaire, une LCR ou une CB à débit différé dans Pennylane

• Le relevé est traité dans Compta Helper et son résultat a été relu.
• Le cabinet dispose d’un abonnement ou d’un essai actif, nécessaire aux exports.
• Le compte bancaire du relevé existe dans Pennylane. D’après son aide, un compte qui n’est pas synchronisé peut être créé à la main depuis Paramètres entreprise > Connexions bancaires.

Exemple fictif : une dépense de 100 € donne Debit 100, Credit 0 et Montant -100 ; une recette de 250 € donne Debit 0, Credit 250 et Montant 250. Associez soit Debit et Credit, soit Montant, jamais les deux : Montant n’est pas un second montant à ajouter. SourcePage occupe toujours la dernière colonne.

1. 1

   Dans Compta Helper, choisissez « CSV mouvements », ouvrez « Options avancées » et choisissez « Avec en-têtes », le séparateur « Point-virgule », le format de date « JJ/MM/AAAA » et un séparateur décimal que vous garderez d’un import à l’autre.

   Ce profil est proposé pour sa lisibilité. Un autre réglage fonctionne aussi, à condition que la correspondance faite dans Pennylane lui soit fidèle. Les valeurs modifiées sont mémorisées pour les exports suivants du dossier.

2. 2

   Dans Pennylane, ouvrez Saisie > Imports > Importer un fichier, choisissez « Transactions bancaires », le format CSV et un premier fichier, puis cliquez sur « Commencer l’import » pour créer une correspondance.

3. 3

   Associez Date à la date d’opération et Libelle au libellé. Associez ensuite Debit et Credit aux colonnes de débit et de crédit, ou bien Montant seul au montant : jamais les deux.

   SourcePage et Devise ne sont pas à associer. Si l’écran ne permet pas de laisser une colonne de côté, ou refuse le fichier à cause d’elle, travaillez sur une copie du CSV ne gardant que Date, Libelle, Debit et Credit, ou Date, Libelle et Montant.

4. 4

   Enregistrez la correspondance pour la réutiliser, puis contrôlez ce premier import avec un relevé court.

1. 1

   Dans Compta Helper, ouvrez le résultat du relevé et vérifiez les opérations, les dates, les montants et, s’ils sont affichés, les totaux de contrôle.

2. 2

   Dans la carte « Exports », choisissez « CSV mouvements », vérifiez les options, puis cliquez sur « Télécharger CSV ».

3. 3

   Dans Pennylane, vérifiez dans Transactions que la période du relevé n’est pas déjà présente sur ce compte.

   Un import manuel d’opérations déjà synchronisées est une cause connue de doublons dans Pennylane.

4. 4

   Ouvrez Saisie > Imports > Importer un fichier, choisissez le type « Transactions bancaires », puis le format CSV, et chargez le fichier.

5. 5

   Appliquez la correspondance enregistrée lors de la première configuration, puis sélectionnez la banque du relevé.

6. 6

   Cliquez sur « Continuer », contrôlez les lignes proposées, puis cliquez sur « Finaliser l’import ».

7. 7

   Catégorisez et rapprochez ensuite les transactions dans Pennylane, comme des opérations synchronisées.

Une transaction par opération du relevé, sur le compte bancaire choisi, à catégoriser et à rapprocher dans Pennylane. Le fichier ne contient aucun compte comptable : les imputations se font dans Pennylane.

• Le nombre de transactions correspond au nombre d’opérations du relevé.
• Les sorties et les entrées ne sont pas inversées.
• Les totaux des sorties et des entrées correspondent au relevé contrôlé dans Compta Helper.
• Les dates tombent dans la période du relevé.
• Aucune opération ne figurait déjà dans Transactions, par la synchronisation ou un import précédent.

Chaque montant semble compté deux fois.

La correspondance associe à la fois Debit et Credit et la colonne Montant. N’en gardez qu’une des deux représentations.

Les sorties apparaissent comme des entrées.

Debit et Credit sont inversés dans la correspondance : Debit contient les sorties d’argent, Credit les entrées.

Une colonne inutile bloque l’import.

Faites une copie du fichier et supprimez-y SourcePage et Devise, ou Montant si vous utilisez Debit et Credit. Gardez le fichier téléchargé intact.

Les dates ou les montants sont mal lus.

Alignez le format de date et le séparateur décimal entre Compta Helper et la correspondance. Les montants ne doivent pas contenir de symbole monétaire.

Des transactions apparaissent en double.

La période était déjà présente, par la synchronisation ou un import précédent. Pennylane propose un filtre des doublons dans Transactions pour les repérer et les archiver ; vérifiez chaque ligne avant de l’archiver.

• Le compte bancaire du relevé existe dans Pennylane.
• Les informations du compte à inscrire dans le fichier : numéro de compte, code banque, code guichet et devise.

1. 1

   Dans Compta Helper, choisissez « OFX » et renseignez le numéro de compte, le code banque, le code guichet, la devise et, si vous le connaissez, le solde final du relevé.

   Sans numéro de compte, le fichier porte un identifiant générique. Des informations exactes rendent le fichier lisible et vérifiable ; elles ne dispensent pas de choisir la banque dans Pennylane.

1. 1

   Dans Compta Helper, relisez le résultat du relevé.

2. 2

   Dans la carte « Exports », choisissez « OFX », vérifiez les informations du compte, puis cliquez sur « Télécharger OFX ».

3. 3

   Dans Pennylane, vérifiez dans Transactions que la période du relevé n’est pas déjà présente.

4. 4

   Ouvrez Saisie > Imports > Importer un fichier, choisissez « Transactions bancaires » puis le format OFX, et chargez le fichier.

   Dans l’interface Gestion, les imports se trouvent dans Plus > Imports, avec le type « Transactions bancaires (OFX) ».

5. 5

   Sélectionnez vous-même la banque du relevé : ne comptez pas sur les identifiants du fichier pour la reconnaître.

6. 6

   Contrôlez les lignes, finalisez l’import, puis traitez les transactions.

Les mêmes transactions qu’avec le CSV de mouvements, sans correspondance de colonnes à créer. Aucune imputation préparée dans Compta Helper n’est transmise.

• Le compte bancaire sélectionné est bien celui du relevé.
• La devise, la période et les montants correspondent au relevé contrôlé dans Compta Helper.
• Le nombre de transactions correspond au nombre d’opérations.
• La période n’était pas déjà présente dans Transactions.

Le fichier est refusé.

Vérifiez que vous êtes dans l’import de transactions bancaires au format OFX. Si le refus persiste, utilisez le CSV de mouvements pour ce relevé.

Les opérations ont été rattachées au mauvais compte.

Sélectionnez la banque à la main lors de l’import, et corrigez les informations du compte dans les options OFX de Compta Helper.

Un relevé retraité a créé des doublons.

Les identifiants d’opérations du fichier dépendent du traitement du document : retraiter le même relevé peut en produire de nouveaux. Ils ne protègent pas des doublons ; vérifiez la période avant chaque import.

1. 1

   Téléchargez le « XLSX comptable », ouvrez la feuille « Ecritures » et enregistrez une copie de travail sous un autre nom : le fichier téléchargé reste votre référence.

2. 2

   Ajoutez une colonne Journal et inscrivez sur chaque ligne le code du journal qui reçoit ces écritures.

   Le code se choisit selon l’organisation du dossier, par exemple le journal de banque ou d’opérations diverses. Ne le déduisez pas de la colonne Compte. Pennylane n’accepte que des lettres, cinq au plus. Si l’écran d’import permet de choisir un journal pour tout le fichier, cette colonne peut être inutile.

3. 3

   Repérez les groupes : une remise de LCR, un relevé de carte ou une opération bancaire, avec leur contrepartie.

   Pour une LCR ou une CB, les lignes d’un groupe se suivent : les effets ou les opérations de carte, puis la ligne de total sur le compte pivot. Pour un relevé bancaire, chaque opération forme un groupe déjà numéroté dans la colonne Piece. Vérifiez que chaque groupe est équilibré.

4. 4

   Complétez la colonne Piece lorsqu’elle est vide : une même référence pour toutes les lignes d’un groupe, une référence différente pour chaque groupe.

   Par exemple LCR-0503 pour une remise réglée le 5 mars. Une référence ne doit jamais réunir deux dates ou deux remises. Pour un relevé bancaire, les numéros 1, 2, 3… recommencent à chaque relevé : ajoutez un préfixe propre au relevé si le dossier en reçoit plusieurs.

5. 5

   Donnez à chaque groupe un libellé d’écriture commun, par exemple « Remise LCR du 05/03 », sans perdre le détail des lignes.

   Si l’association des colonnes propose un libellé de ligne distinct, gardez-y la colonne Libelle et ajoutez une colonne de libellé commun au groupe. Sinon, placez ce libellé commun dans la colonne associée au libellé, et conservez les références des effets et les tireurs dans une colonne à part de la copie de travail. Ne les effacez pas pour faire taire un contrôle.

6. 6

   Gardez la ligne de total sur le compte pivot : c’est la contrepartie des détails, pas un sous-total de présentation.

   N’ajoutez pas non plus une contrepartie par ligne pour contourner un refus : ce ne serait plus la même écriture.

7. 7

   Contrôlez la devise : la colonne Devise indique la devise du document, mais aucun montant n’est converti.

   Pennylane attend des montants en euros au débit et au crédit, et ne convertit pas les devises. La seule colonne Devise ne suffit pas : un document dans une autre devise demande un traitement adapté avant import.

Les colonnes 1 à 6, et la colonne 7 si la devise est exportée, viennent du fichier Compta Helper ; la colonne Journal est ajoutée lors de la préparation. Les noms des champs Pennylane sont ceux de la trame décrite dans son aide ; vérifiez-les sur votre écran d’import.

• Le résultat est relu dans Compta Helper : références, dates, montants et total de chaque remise.
• Un tableur, Excel ou équivalent, pour préparer une copie de travail.
• Le code du journal et les comptes à utiliser sont choisis pour ce dossier.
• Pour une LCR ou une CB, le mouvement global est déjà présent en banque et imputé sur le compte pivot, ou son traitement est prévu.

Les colonnes 1 à 6, et la colonne 7 si la devise est exportée, viennent du fichier Compta Helper ; la colonne Journal est ajoutée lors de la préparation. Les noms des champs Pennylane sont ceux de la trame décrite dans son aide ; vérifiez-les sur votre écran d’import.

1. 1

   Dans Compta Helper, choisissez « XLSX comptable », ouvrez « Options avancées », vérifiez les comptes et choisissez le format de date JJ/MM/AAAA.

   Pour une LCR ou une CB, il s’agit du compte pivot, qui reçoit le total de chaque remise, et du compte des effets ; par défaut 472000 et 471000. Pour un relevé, du compte banque et du compte de contrepartie. Les valeurs modifiées sont mémorisées pour les exports suivants.

2. 2

   Dans Pennylane, depuis l’import d’écritures, téléchargez une fois la trame d’import et comparez ses champs à votre tableau préparé.

3. 3

   Faites un premier import avec un document court, puis enregistrez le modèle de correspondance.

   Le modèle mémorise l’association des colonnes d’un tableau préparé. Il ne complète pas les champs absents du fichier : le journal et les pièces restent à préparer à chaque import.

1. 1

   Dans Compta Helper, relisez le résultat, puis téléchargez le « XLSX comptable » depuis la carte « Exports ».

2. 2

   Préparez la copie de travail : journal, pièces, libellés, contrepartie et devise, comme décrit dans « Préparer le tableau d’écritures ».

3. 3

   Sélectionnez le tableau préparé, ligne d’en-tête comprise, puis copiez-le avec Ctrl+C.

   Cliquez sur la cellule A1, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez sur la dernière cellule remplie de la dernière colonne. Gardez la ligne d’en-tête : Pennylane exclut la première ligne par défaut, et les intitulés facilitent l’association des colonnes.

4. 4

   Dans Pennylane, ouvrez Saisie > Imports > Importer un fichier, choisissez « Écritures », puis cliquez sur « Importer le presse-papier ».

5. 5

   Si une zone de collage s’affiche, cliquez dedans, puis appuyez sur Ctrl+V.

   L’aide de Pennylane ne décrit pas cet écran en détail. Si le navigateur demande l’autorisation de lire le presse-papiers, acceptez-la pour Pennylane ; si rien ne s’affiche, recopiez le tableau et recommencez.

6. 6

   Appliquez le modèle de correspondance enregistré pour ce tableau, ou associez les colonnes, puis vérifiez que seule la ligne d’en-tête est exclue.

7. 7

   Contrôlez l’aperçu, en particulier le regroupement des pièces et leur équilibre, puis lancez l’import et contrôlez les écritures obtenues.

Des écritures dans le journal choisi : pour chaque remise de LCR ou relevé de carte, une ligne par effet ou par opération et une ligne de total sur le compte pivot, réunies dans une même pièce. Elles n’apparaissent pas dans le module Transactions.

• La ligne d’en-tête est exclue de l’import, et seulement elle.
• Chaque pièce regroupe les lignes d’un même groupe, avec une seule date, un seul journal et un seul libellé d’écriture.
• Chaque pièce est équilibrée, et la ligne de total sur le compte pivot est présente.
• Les totaux au débit et au crédit correspondent au document contrôlé dans Compta Helper.

Toutes les valeurs arrivent dans une seule colonne.

Le texte copié vient sans doute du CSV brut, avec un séparateur point-virgule. Copiez plutôt les cellules du tableau préparé dans le tableur.

Pennylane signale une pièce avec plusieurs dates, journaux ou libellés.

Une même référence réunit des lignes de plusieurs remises ou de plusieurs dates, ou les libellés d’une pièce diffèrent. Corrigez la référence ou le libellé commun du groupe. Ne créez pas une pièce par ligne pour contourner le contrôle : chaque pièce doit rester équilibrée.

La première écriture n’a pas été importée.

La ligne d’en-tête n’avait pas été copiée : Pennylane a exclu la première ligne d’écriture. Copiez le tableau depuis la cellule A1, ou modifiez l’exclusion de la première ligne en bas de l’écran d’import.

Des montants semblent faux.

Le tableur copie les montants tels qu’ils sont affichés. Affichez-les au format Nombre, avec deux décimales, sans séparateur de milliers ni symbole monétaire, puis copiez de nouveau.

• Les mêmes que pour le collage : résultat relu, tableur, journal et comptes choisis.
• Pour une LCR ou une CB, le mouvement global est déjà présent en banque et imputé sur le compte pivot, ou son traitement est prévu.

1. 1

   Dans Compta Helper, choisissez « XLSX comptable », ouvrez « Options avancées », vérifiez les comptes et le format de date.

2. 2

   Faites un premier import avec un document court, puis enregistrez le modèle de correspondance.

   Si l’import porte sur un journal d’achats ou de ventes, vérifiez l’option de conversion des écritures en factures : un relevé de LCR ou de carte n’est pas une facture.

1. 1

   Dans Compta Helper, téléchargez le « XLSX comptable » et ouvrez la feuille « Ecritures ».

2. 2

   Préparez la copie de travail comme décrit dans « Préparer le tableau d’écritures », puis enregistrez-la au format Excel.

3. 3

   Ne gardez que la feuille préparée dans la copie de travail.

   L’aide consultée ne précise pas quelle feuille est lue dans un classeur qui en contient plusieurs.

4. 4

   Dans Pennylane, ouvrez Saisie > Imports > Importer un fichier, choisissez « Écritures », puis « Ajouter un fichier » et sélectionnez la copie de travail.

5. 5

   Appliquez le modèle de correspondance du tableau préparé, ou associez les colonnes.

6. 6

   Contrôlez l’aperçu, lancez l’import, puis contrôlez les écritures obtenues.

Les mêmes écritures que par le collage, dans le journal choisi. Elles n’apparaissent pas dans le module Transactions.

• La ligne d’en-tête est exclue de l’import, et seulement elle.
• Chaque pièce regroupe les lignes d’un même groupe et reste équilibrée.
• Les totaux importés correspondent au document contrôlé dans Compta Helper.

Les dates sont inversées ou refusées.

Vérifiez le format d’affichage de la colonne Date dans la copie de travail et le format de date choisi dans Compta Helper.

Pennylane refuse une pièce.

Vérifiez que sa référence ne réunit qu’un groupe, avec une date, un journal et un libellé d’écriture, et que le code journal compte au plus cinq lettres.

• Les mêmes que pour le fichier Excel.
• Des options de CSV fixées une fois pour toutes, pour que le modèle de correspondance reste valable.

1. 1

   Dans Compta Helper, choisissez « CSV comptable générique », ouvrez « Options avancées » et gardez « Avec en-têtes ».

   Par défaut : point-virgule, avec en-têtes, dates JJ/MM/AAAA, point décimal, UTF-8 avec BOM. Les valeurs modifiées sont mémorisées pour les exports suivants.

2. 2

   Retenez que Pennylane exclut la première ligne par défaut : elle doit être la ligne d’en-tête.

   Un CSV exporté « Sans en-têtes » perdrait sa première écriture, sauf à désactiver cette exclusion en bas de l’écran d’import.

3. 3

   Faites un premier import avec un document court, puis enregistrez le modèle de correspondance du CSV préparé.

1. 1

   Dans Compta Helper, choisissez « CSV comptable générique », vérifiez les options, puis cliquez sur « Télécharger CSV ».

2. 2

   Préparez une copie de travail : journal, pièces, libellés, contrepartie et devise, puis enregistrez-la au format CSV avec les mêmes options.

   Ouvrir un CSV dans un tableur peut convertir les dates ou les montants : contrôlez-les avant d’enregistrer. Si la préparation est importante, partez plutôt du XLSX comptable.

3. 3

   Dans Pennylane, ouvrez Saisie > Imports > Importer un fichier, choisissez « Écritures », puis « Ajouter un fichier » et sélectionnez le CSV préparé.

4. 4

   Appliquez le modèle de correspondance, vérifiez l’exclusion de la première ligne, contrôlez l’aperçu, puis lancez l’import.

Les mêmes écritures qu’avec le fichier Excel, dans le journal choisi. Elles n’apparaissent pas dans le module Transactions.

• La première ligne exclue est bien la ligne d’en-tête.
• Les dates, les montants et les accents sont lus correctement.
• Chaque pièce regroupe les lignes d’un même groupe et reste équilibrée.

La première écriture manque.

Le fichier a été exporté « Sans en-têtes » alors que Pennylane exclut la première ligne. Exportez-le « Avec en-têtes », ou modifiez l’exclusion en bas de l’écran d’import.

Les accents sont illisibles.

Changez l’encodage dans Compta Helper, UTF-8 avec ou sans BOM, puis réessayez sur un document court.

Les montants sont faux ou refusés.

Alignez le séparateur décimal, point ou virgule, avec la lecture faite par Pennylane, et vérifiez qu’aucun tableur n’a modifié les montants.

• les références des effets et les tireurs ;
• la date de règlement, retenue comme date des écritures ;
• le total de chaque remise, comparé au mouvement global du relevé bancaire ;
• le compte pivot, identique au compte d’imputation du mouvement global ;
• une référence de pièce par remise et le journal de destination.

• la carte et la période couvertes par le relevé ;
• la date de débit sur le compte, retenue comme date des écritures ;
• les remboursements, présentés comme des montants négatifs et passés de l’autre côté ;
• le total, comparé au débit global du relevé bancaire ;
• une référence de pièce par relevé de carte, le compte pivot et le journal.

• Dossier, compte bancaire ou journal, exercice : ce sont ceux du document.
• Période : les dates importées sont celles du document.
• Nombre : autant de transactions que d’opérations pour un fichier de mouvements ; pour des écritures, comparez des totaux plutôt que des lignes.
• Sens : sorties et entrées, débits et crédits ne sont pas inversés.
• Totaux : ils correspondent au relevé ou au total de chaque remise.
• Pièces : chacune regroupe les lignes d’un seul groupe, avec une date, un journal et un libellé d’écriture.
• Contrepartie : la ligne sur le compte pivot est présente, et ce compte est soldé une fois le mouvement global et le détail enregistrés.
• Devise : aucun montant n’est converti ; un document dans une autre devise demande un traitement adapté.
• Doublons : Compta Helper ne dédoublonne rien et le contrôle de Pennylane n’est pas infaillible. Vérifiez les transactions déjà synchronisées avant chaque import manuel.