Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») explique comment MARTIN MAJO, exploitant le service Compta Helper, collecte et traite les données personnelles lorsqu’elle agit en qualité de responsable du traitement.

Elle s’applique au site https://compta-helper.fr et à ses sous-domaines, à la plateforme Compta Helper, à la création et à l’administration des comptes et cabinets, à l’authentification, aux abonnements, à la facturation, aux échanges commerciaux, au support, à la sécurité, aux preuves d’acceptation des documents contractuels et, plus généralement, aux relations avec les utilisateurs, prospects, représentants et contacts professionnels.

Lorsque le Client importe dans le Service des relevés bancaires, des LCR ou d’autres Documents pris en charge contenant des données personnelles, Compta Helper agit en principe comme sous-traitant ou sous-traitant ultérieur pour le compte du Client. Ces traitements sont régis prioritairement par le DPA de Compta Helper et par les instructions du Client. La présente Politique ne remplace pas l’information que le Client doit fournir aux personnes concernées lorsqu’il agit comme responsable du traitement.

La Politique complète les CGU, les CGV, les Mentions légales et le DPA. En cas de contradiction relative à un traitement réalisé pour le compte du Client, le DPA prévaut.

Le Service est exclusivement destiné à un usage professionnel. Il n’est pas conçu pour être utilisé directement par des mineurs.

Pour les traitements décrits dans la présente Politique et réalisés pour ses finalités propres, le responsable du traitement est :

MARTIN MAJO, société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) au capital de 1 000 €, exploitant le nom commercial Compta Helper, inscrite au Registre national des entreprises et au RCS de Mont-de-Marsan sous le numéro 917 731 457, SIRET 917 731 457 00011, dont le siège social est situé 272 avenue du Lourden, 40800 Duhort-Bachen, France.

• Contact relatif à la protection des données : [email protected]
• Adresse postale : MARTIN MAJO — Compta Helper, 272 avenue du Lourden, 40800 Duhort-Bachen, France.
• Site : https://compta-helper.fr

Aucun délégué à la protection des données n’est désigné à la date de la présente version. L’adresse [email protected] constitue le point de contact pour toute question ou demande relative aux données personnelles.

Compta Helper agit comme responsable du traitement lorsqu’elle détermine les finalités et les moyens essentiels d’un traitement réalisé pour ses propres besoins, notamment pour :

• créer et administrer les comptes, cabinets, espaces de travail, rôles, invitations et habilitations ;
• gérer l’authentification, les sessions et, lorsque l’utilisateur le choisit, la connexion SSO ;
• gérer les essais, abonnements, commandes, paiements, factures et relations commerciales ;
• envoyer les emails transactionnels nécessaires au fonctionnement du Service ;
• traiter les demandes de support sur le plan administratif et suivre leur résolution ;
• sécuriser le Site et le Service, prévenir les abus, détecter les incidents et conserver les preuves techniques utiles ;
• conserver la preuve des acceptations des CGU, CGV, DPA et autres documents applicables ;
• respecter ses obligations comptables, fiscales, légales et réglementaires ;
• défendre ses droits et gérer les précontentieux ou contentieux.

Compta Helper agit comme sous-traitant lorsque le Client détermine les finalités et moyens essentiels du traitement des données contenues dans les Documents. Lorsque le Client agit lui-même pour le compte de l’un de ses clients, Compta Helper peut intervenir comme sous-traitant ultérieur.

Dans ce cadre, Compta Helper traite les données sur instruction du Client pour importer, stocker temporairement, déchiffrer, lire nativement et, si nécessaire, transmettre les images des pages utiles au service d’analyse documentaire automatisée exploité par Scaleway. Les informations extraites sont validées par le backend puis stockées chiffrées avec les Documents. Structuration, transformation, affichage, export, suppression, support demandé, sécurité et réversibilité restent soumis au DPA. Cette prestation assiste la production comptable ; elle ne dispense pas l’utilisateur habilité de contrôler les Résultats.

Compta Helper ne réutilise pas le contenu des Documents pour une finalité propre et ne détermine pas les décisions comptables, fiscales, financières ou juridiques prises à partir des Résultats. Le recours au service managé Scaleway ne modifie pas cette répartition des rôles : le Client, ou le responsable du traitement pour lequel il intervient, détermine la base juridique du traitement, l’information des personnes et les instructions applicables.

Selon l’utilisation du Service, Compta Helper peut collecter :

• les données d’identité et de contact professionnel : nom, prénom, adresse email, téléphone, fonction, société ou cabinet ;
• les informations relatives au compte : identifiant, rôle, cabinet, appartenances, habilitations, préférences et statut du compte ;
• les informations de souscription et de facturation : dénomination, adresse, numéro de TVA, offre, abonnement, références de facture, identifiants Stripe et état du paiement ;
• les données communiquées lors d’un contact, d’une démonstration, d’une demande commerciale ou d’un échange de support ;
• les informations nécessaires à une invitation ou à l’ajout d’un collaborateur ;
• les choix de connexion SSO et les informations d’identité transmises par Google ou Microsoft lorsque cette option est utilisée ;
• les preuves d’acceptation : document et version acceptés, date et heure, compte, cabinet ou organisation, confirmation de pouvoir lorsque cela est requis ;
• les préférences d’interface, notamment le thème d’affichage.

Les données obligatoires sont indiquées dans les formulaires ou résultent de la nature du Service. Leur absence peut empêcher la création du compte, l’authentification, la souscription, la facturation, l’envoi d’une invitation ou le traitement d’une demande. Les autres informations sont facultatives.

Lors de l’accès au Site ou au Service, Compta Helper peut collecter des données techniques strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et au diagnostic :

• adresse IP, date et heure, en-têtes HTTP, URL ou route appelée, navigateur, système d’exploitation et type d’appareil ;
• identifiants techniques de session, de compte, de cabinet, de document, de traitement ou de requête ;
• événements de connexion, d’authentification, de déconnexion, d’acceptation et d’administration ;
• statuts, temps de traitement, codes d’erreur assainis, événements de sécurité et traces d’audit ; historique de consommation Compta Helper et liens avec les Documents, selon les informations effectivement enregistrées ;
• informations techniques relatives à la délivrance des emails et aux webhooks de paiement.

Les journaux Compta Helper sont conçus pour ne pas contenir le texte extrait, les libellés bancaires, les IBAN, les montants détaillés, les noms de fichiers originaux, le contenu des Documents ou des secrets d’authentification. Cette limitation ne signifie pas que les identifiants et métadonnées sont anonymes. L’historique de consommation reste lié aux Documents et peut subsister après la purge anticipée de leur contenu, dans la limite de 30 jours à compter de l’import ; sa finalité et sa durée sont décrites en section 5.6. Les données d’usage et les exceptions de conservation du contenu chez Scaleway suivent un régime distinct (section 5.9).

Compta Helper peut recevoir :

• les données d’un utilisateur invité, transmises par l’administrateur de son cabinet ou de son organisation ;
• les données d’identité transmises par Google ou Microsoft lors d’une connexion SSO choisie par l’utilisateur ;
• les informations relatives à l’abonnement et au paiement transmises par Stripe ;
• les informations nécessaires à la relation commerciale transmises par un partenaire, un prescripteur ou un représentant de l’organisation, dans le respect de la réglementation applicable.

Les relevés bancaires et LCR peuvent contenir des noms, coordonnées, IBAN, BIC, numéros de compte, dates, libellés, montants, soldes, références de paiement et noms de payeurs, bénéficiaires, débiteurs, créanciers, fournisseurs, clients ou autres contreparties. Les images de pages transmises à Scaleway peuvent contenir l’ensemble des informations visibles sur ces pages, y compris des données sensibles incidentes. Le fournisseur les analyse et renvoie des informations extraites à Compta Helper ; il ne reçoit donc pas uniquement des données qu’il serait incapable de déchiffrer.

Ces données sont traitées pour le compte du Client, et non pour les finalités propres de Compta Helper. Le Service n’a pas pour objet le traitement ciblé de données de santé, d’opinions politiques, de convictions religieuses, de données biométriques, de données relatives à la vie sexuelle ou de données pénales. Des libellés ou images peuvent toutefois en révéler indirectement ; ces données restent couvertes par le DPA et ses garanties dans toute la chaîne autorisée. Le Client doit éviter toute importation volontaire de données sensibles non strictement nécessaires et déterminer les conditions légales de leur traitement.

Les durées ci-dessous s’appliquent sauf obligation légale différente, demande valide d’exercice d’un droit, nécessité de préserver une preuve, incident de sécurité, contentieux ou procédure de réversibilité. À leur expiration, les données sont supprimées, anonymisées de manière irréversible ou archivées avec un accès strictement limité. Pour les Documents, Résultats et leurs copies, seules les conditions de la section 5.9 et du DPA s’appliquent. Cette règle générale n’autorise pas l’archivage par défaut de l’historique de consommation, dont le régime est décrit en section 5.6.

Finalités : création et administration du compte, authentification, gestion des cabinets, rôles, invitations, collaborateurs, domaines, préférences et accès au Service.

Base juridique : exécution du contrat ou mesures précontractuelles ; intérêt légitime de Compta Helper à sécuriser et administrer le Service.

Durée : pendant la relation active. Un compte sans abonnement actif peut être supprimé après deux ans d’inactivité, après information préalable laissant au moins 30 jours pour se connecter, exporter les données utiles ou demander son maintien. Après clôture, les données courantes sont supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable, sous réserve des données de preuve et obligations décrites ci-dessous.

Finalités : gestion des offres, essais, abonnements, commandes, renouvellements, résiliations, preuve de l’acceptation des documents juridiques et défense des droits.

Base juridique : exécution du contrat ; respect d’obligations légales ; intérêt légitime à établir la preuve des engagements et à prévenir les contestations.

Durée : pendant la relation contractuelle puis cinq ans à compter de sa fin ou de la dernière obligation concernée, sauf délai légal plus long ou contentieux en cours.

Finalités : facturation, encaissement, gestion des abonnements, rapprochement, lutte contre la fraude et respect des obligations comptables et fiscales.

Base juridique : exécution du contrat ; obligation légale ; intérêt légitime à prévenir la fraude.

Durée : les factures, pièces comptables et informations légalement requises sont conservées dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Les données nécessaires à la preuve contractuelle peuvent être conservées cinq ans. Compta Helper ne conserve pas les données complètes de carte bancaire ; celles-ci sont traitées par Stripe selon ses propres conditions.

Finalités : création et vérification de compte, réinitialisation, invitations, informations relatives au Service, sécurité, facturation et évolution des documents contractuels.

Base juridique : exécution du contrat ou mesures précontractuelles ; intérêt légitime à assurer le fonctionnement, la sécurité et la traçabilité des communications.

Durée : données de contact pendant la durée du compte ou de la relation ; journaux de délivrance et d’erreur pendant une durée maximale de douze mois, sauf incident ou nécessité de preuve.

Finalités : réception, qualification, diagnostic, résolution et suivi des demandes ; amélioration de la documentation et prévention des incidents récurrents.

Base juridique : exécution du contrat ; intérêt légitime à assurer la qualité, la sécurité et la continuité du Service.

Durée : échanges et tickets administratifs pendant la durée nécessaire à leur traitement, puis jusqu’à trois ans après leur clôture pour le suivi et la preuve. L’analyse d’un Document pour une assistance demandée s’effectue dans l’espace sécurisé, sous le DPA ; sa copie de support est supprimée dès la fin du besoin, au plus tard selon la durée applicable aux Documents, sauf obligation légale ou incident documenté. Les Documents ou autres Données Client reçus par erreur par email sont supprimés dès détection, sans analyse de fond, et la demande est redirigée vers l’espace sécurisé.

Finalités propres : authentification, contrôle des accès, détection des anomalies, prévention de la fraude, investigation, correction des incidents, maintien en condition de sécurité et défense des droits. Une opération nécessitant le contenu d’un Document pour un support ou incident déterminé demeure encadrée par le DPA ; cette rubrique n’autorise pas sa réutilisation pour une finalité propre.

Base juridique des traitements propres de sécurité : intérêt légitime de Compta Helper, de ses Clients et des utilisateurs à assurer la sécurité du Service ; obligations légales de sécurité lorsqu’elles sont applicables. Pour les données traitées pour le compte du Client, la base du traitement principal relève du responsable concerné ; les instructions et le DPA encadrent la sous-traitance.

Durée : la limite prévue pour les journaux techniques et de sécurité Compta Helper reste de douze mois glissants. Les éléments nécessaires à une investigation, une procédure judiciaire ou une obligation légale peuvent être isolés et conservés pendant la durée strictement nécessaire. Cette durée ne s’étend pas automatiquement au contenu documentaire, aux données détenues par Scaleway ou à l’historique de consommation.

Historique de consommation Compta Helper : sa finalité est de mesurer l’utilisation du Service. Compta Helper agit comme responsable de ce traitement, fondé sur son intérêt légitime à suivre l’usage et à administrer le Service. Les données concernées sont les compteurs d’usage et les métadonnées techniques associées, notamment les identifiants ou liens avec le compte, le cabinet et le Document, lorsqu’ils sont enregistrés, à l’exclusion du contenu documentaire. Les données personnelles et liens identifiants sont supprimés automatiquement au plus tard 30 jours après l’import du Document associé, ou plus tôt sur demande. Au-delà, seules des statistiques ne permettant plus d’identifier une personne ni de rattacher une opération à un Document peuvent être conservées pour mesurer l’usage. Un compteur ou un identifiant encore rattachable reste soumis à cette limite de 30 jours ; la purge du contenu ne démontre pas, à elle seule, son anonymisation. Les droits de la section 11 s’appliquent, notamment le droit d’opposition.

Finalités : répondre aux demandes, organiser une démonstration, préparer une offre et assurer un suivi commercial professionnel raisonnable.

Base juridique : mesures précontractuelles ; intérêt légitime à développer et gérer l’activité B2B. Lorsque le consentement est requis, celui-ci constitue la base juridique.

Durée : pendant les échanges puis trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact actif du prospect, sauf opposition plus rapide ou relation contractuelle devenue active.

Finalités : recevoir, vérifier, traiter et prouver le traitement des demandes relatives aux données personnelles.

Base juridique : obligation légale.

Durée : le temps nécessaire au traitement, puis cinq ans pour conserver la preuve de la réponse et défendre les droits de Compta Helper. Les justificatifs d’identité, lorsqu’ils sont nécessaires, sont supprimés dès la vérification achevée ou conservés pour la seule durée légalement justifiée.

Finalités : assistance à la production comptable par import, lecture native et, si nécessaire, analyse documentaire automatisée des images de pages par Scaleway ; extraction, validation backend, stockage chiffré, structuration, transformation, consultation et export, ainsi que support demandé, réversibilité et suppression. Les Résultats restent à vérifier par un utilisateur habilité avant utilisation.

Base juridique du traitement principal : elle est déterminée par le Client ou le responsable du traitement concerné, y compris les conditions supplémentaires applicables aux données sensibles. Le DPA et les instructions documentées encadrent l’intervention de Compta Helper et de ses sous-traitants ; ils ne constituent pas à eux seuls une base juridique autonome au sens de l’article 6 du RGPD.

Environnement actif Compta Helper : Documents, images de pages conservées et Résultats métier sont conservés au maximum 30 jours à compter de l’import, sauf suppression manuelle plus rapide ou conservation temporaire strictement nécessaire à une réversibilité prévue au contrat et encadrée par le DPA. La purge active ne signifie pas la disparition simultanée des sauvegardes ni des copies exceptionnelles du fournisseur. Les données personnelles de l’historique de consommation suivent leur limite de 30 jours et les demandes de suppression prévues en section 5.6.

Sauvegardes Compta Helper : elles sont chiffrées et suivent un cycle distinct. Leur conservation est limitée à 30 jours à compter de leur création. Les purges sont exécutées selon cette politique ; les anciennes copies et versions de stockage excédant cette fenêtre sont supprimées. L’extinction des copies en sauvegarde ne coïncide pas nécessairement avec la purge de l’environnement actif. Les sauvegardes restent réservées à la continuité, à la restauration et à la sécurité ; après restauration, les règles de suppression sont réappliquées conformément au DPA.

Contenu traité par Scaleway : les conditions IA publiées prévoient l’absence de conservation des entrées et sorties après traitement, sous réserve de conservations temporaires liées aux incidents ou abus affectant le service. La documentation produit indique jusqu’à deux semaines pour le contenu des requêtes concernées. Compta Helper utilise ce service sans mode de traitement par lots (Batch). La documentation décrit un cache éphémère de valeurs intermédiaires, isolé par projet. Le contrat applicable au compte encadre les modalités de conservation et de suppression du contenu et du cache. L’indication de deux semaines issue de la documentation produit reste distincte des engagements contractuels et n’est pas une garantie sans réserve.

Métadonnées Scaleway : la documentation annonce jusqu’à six mois pour certaines données d’usage agrégées et anonymisées, distinctes du contenu des Documents et des Résultats. Cette indication porte uniquement sur les données effectivement agrégées et anonymisées ; les autres métadonnées et leurs durées relèvent du contrat applicable au compte. Cette indication ne s’applique pas à l’historique de consommation Compta Helper décrit en section 5.6. Toute donnée encore personnelle conserve la protection applicable.

Les demandes de restitution et de suppression sont traitées selon le DPA dans la chaîne de sous-traitance autorisée, en distinguant les copies actives, les sauvegardes et les copies éventuellement conservées par le fournisseur ainsi que les exceptions applicables. Les droits d’information, d’assistance et d’audit restent préservés.

Finalités : maintenir la session authentifiée et mémoriser les préférences d’affichage.

Base juridique : exécution du contrat pour maintenir la session ; intérêt légitime à offrir une interface cohérente.

Durée : les jetons de session sont conservés dans le stockage local du navigateur jusqu’à la déconnexion, leur expiration, leur remplacement ou l’effacement du stockage par l’utilisateur. La préférence de thème est conservée jusqu’à sa modification ou à l’effacement du stockage local.

Compta Helper reconnaît que les Documents traités peuvent être couverts par le secret professionnel de l’expert-comptable, par le secret des affaires ou par les obligations de confidentialité du Client envers ses propres clients. La confidentialité est un principe structurant du Service.

Les Documents et Résultats sensibles sont chiffrés au repos dans Compta Helper. Le Service les déchiffre temporairement pour la lecture, l’analyse, l’affichage ou l’export demandés et supprime ses fichiers de travail en clair après traitement. Lorsque l’analyse documentaire automatisée est utilisée, les images nécessaires sont transmises à Scaleway par un échange sécurisé ; le fournisseur accède à leur contenu pour les analyser. Le chiffrement au repos et en transit n’empêche donc pas ce traitement du contenu. Les informations renvoyées sont validées par le backend puis stockées chiffrées avec les Documents.

Chez Compta Helper, aucun accès humain courant au contenu en clair n’est prévu. Un accès exceptionnel peut intervenir uniquement :

• sur demande explicite du Client ;
• lorsqu’il est strictement nécessaire au support ou au diagnostic d’une erreur déterminée ;
• pour prévenir, détecter ou investiguer un incident de sécurité ;
• pour une maintenance indispensable ne pouvant être réalisée autrement ;
• pour organiser une réversibilité demandée par le Client ;
• pour respecter une obligation légale ou une demande contraignante d’une autorité compétente.

Tout accès exceptionnel est limité au strict nécessaire, réservé à des personnes autorisées, soumis à la confidentialité et traçable de manière proportionnée au risque. Lorsque la loi le permet, le Client est informé avant toute divulgation imposée. Les conditions publiées de Scaleway prévoient aussi une accessibilité et une conservation temporaires du contenu pour rechercher les causes d’incidents ou d’abus ; leur portée est encadrée par le contrat applicable au compte. Les obligations de confidentialité et de limitation des accès s’étendent à la chaîne de sous-traitance dans les conditions du DPA.

Le contenu des Documents ne peut servir à entraîner, ajuster, évaluer ou améliorer des modèles, ni à la publicité, à la revente, au profilage, à l’enrichissement de bases tierces ou à d’autres finalités propres non autorisées. Les conditions IA publiées de Scaleway excluent l’entraînement et l’amélioration des modèles ou du service à partir du contenu client. Les exceptions de conservation liées aux incidents ou abus ne lèvent pas ces interdictions. L’amélioration générale du Service ne repose pas sur le contenu des Documents ; l’usage éventuel de données techniques personnelles exige une finalité, une base juridique et une durée déterminées. L’historique de consommation lié aux Documents ne peut être présenté comme anonyme du seul fait de la purge du contenu.

La lecture native est conservée lorsque possible. Sinon, Compta Helper peut transmettre les images des pages nécessaires au service d’analyse documentaire automatisée exploité par Scaleway. Ce service utilise l’intelligence artificielle pour extraire des informations ; il s’agit d’un traitement externe distinct de l’hébergement. Les données et finalités restent limitées à la prestation autorisée. Pour les Clients existants, l’autorisation historique d’hébergement ne couvre pas automatiquement cette activité : les obligations d’information, d’objection, d’autorisation et les préavis applicables du DPA doivent être respectés avant la prise d’effet du changement.

Le Client utilise l’espace sécurisé pour transmettre les Documents nécessaires à une assistance. Le canal email est réservé aux demandes administratives ou techniques sans Document, Résultat ni autre Donnée Client. Toute Donnée Client reçue par erreur est supprimée dès détection, sans analyse de fond, et la demande est redirigée vers l’espace sécurisé, conformément au DPA.

Le Client conserve ses propres originaux, archives légales et sauvegardes. La conservation temporaire par Compta Helper ne constitue pas un service d’archivage légal ou probatoire.

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées de MARTIN MAJO qui en ont besoin pour leurs missions d’administration, de facturation, de support, de sécurité, de maintenance, de conformité ou de défense des droits. Ces personnes sont soumises à une obligation de confidentialité et au principe du moindre privilège.

Compta Helper peut recourir aux catégories de prestataires suivantes, dans la stricte limite nécessaire à leur mission :

• Scaleway SAS : d’une part, hébergement du Site et de Compta Helper, serveurs, stockage objet, bases, sauvegardes et réseau, avec des données chiffrées au repos ; d’autre part, analyse documentaire automatisée managée des images de pages transmises, dont le contenu est traité pour extraire les informations. Les données concernées incluent les informations bancaires et personnelles visibles, les résultats d’extraction et les métadonnées techniques. Localisation et transferts : section 8 ; conservations : section 5.9 ;
• Cloudflare, Inc., selon la configuration : DNS, protection réseau, proxy ou pare-feu applicatif éventuel, routage et sécurité ; données de connexion et de transit, sans stockage métier intentionnel des Documents ;
• Brevo / Sendinblue SAS : emails transactionnels et SMTP ; adresse email, nom, identifiant et contenu technique des notifications, sans accès aux Documents importés ;
• Stripe Payments Europe, Ltd. et Stripe, Inc. : paiement, abonnement, facturation et portail client ; données d’identité professionnelle, de facturation, d’abonnement et de paiement, sans accès aux Documents importés ;
• Google Ireland Ltd / Google LLC : Gmail grand public pour le support administratif uniquement ; adresse email, identité professionnelle et contenu administratif des messages. Aucun Document, Résultat ou autre Donnée Client n’est autorisé sur ce canal ; tout contenu reçu par erreur est supprimé dès détection et la demande est redirigée vers l’espace sécurisé. Ce canal ne donne pas accès aux Documents présents dans l’espace sécurisé Compta Helper ;
• Google et Microsoft, lorsque le SSO est choisi : fourniture de l’identité et authentification ; adresse email et informations de profil transmises par le fournisseur, sans accès aux Documents importés.

Les composants open source et auto-hébergés, notamment Keycloak et les bibliothèques de parsing, ne sont pas des destinataires tiers lorsqu’aucune entité externe ne reçoit de données. Cette exclusion ne s’applique pas à l’analyse documentaire automatisée managée, pour laquelle Scaleway reçoit et traite les images. Les informations disponibles sur les autres intervenants de la chaîne, leur activité, leurs accès et leur localisation sont communiquées sur demande conformément au DPA ; la liste publique générale ne suffit pas à établir les intervenants effectifs du service utilisé.

Sources officielles : documentation de confidentialité Scaleway, conditions contractuelles publiées, conditions IA, DPA Scaleway et liste des sous-traitants. Ces sources décrivent l’offre publique. Le contrat applicable au compte Compta Helper, ses éventuels avenants et la configuration du service déterminent les conditions effectives du traitement ; la documentation produit est distincte des engagements contractuels.

Compta Helper ne vend ni ne loue les données personnelles. Elle ne les communique pas à des annonceurs, courtiers en données ou plateformes de publicité comportementale.

Les données peuvent également être communiquées à des conseils, auditeurs, assureurs, établissements financiers, autorités administratives ou judiciaires lorsque cette communication est nécessaire à la défense des droits, au respect d’une obligation légale ou à l’exécution d’une décision contraignante.

Compta Helper privilégie l’hébergement, le stockage et le traitement en France et dans l’Espace économique européen (« EEE »). L’hébergement et le stockage principal Compta Helper chez Scaleway sont distincts de l’analyse documentaire automatisée managée. Le service d’analyse utilisé est situé à Paris, en France. Le traitement, le stockage et les accès liés à cette analyse, y compris les accès de support, ont lieu en France, sans accès depuis l’étranger. Les informations sur les intervenants de cette chaîne sont disponibles dans les conditions du DPA.

Des prestataires internationaux peuvent impliquer des accès ou transferts hors EEE pour les données de compte, connexion, support administratif, email, paiement ou authentification. Cette organisation est distincte de l’analyse documentaire Scaleway, dont les traitements et accès restent en France. Pour les Données Client, tout transfert ou accès hors EEE reste soumis aux conditions du DPA et du chapitre V du RGPD, avec identification du prestataire et des garanties applicables. Selon le cas, l’encadrement repose sur :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque l’entité concernée est valablement certifiée et que le traitement relève de cette certification ;
• les clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
• des mesures techniques, contractuelles ou organisationnelles complémentaires appropriées.

Une copie des garanties applicables ou des informations complémentaires peut être demandée à [email protected], sous réserve de la protection des secrets d’affaires et des informations de sécurité.

Le Site et la plateforme utilisent ou peuvent utiliser des cookies, jetons et mécanismes de stockage local strictement nécessaires à l’authentification, à la sécurité, à la continuité de session, à l’équilibrage technique, à la prévention des abus et à la mémorisation des choix d’interface.

À la date de la présente version, le navigateur peut notamment conserver :

• une session Compta Helper contenant les jetons d’accès et de renouvellement nécessaires à l’authentification, jusqu’à la déconnexion, l’expiration, le remplacement ou l’effacement du stockage local ;
• une préférence de thème propre à l’utilisateur, jusqu’à sa modification ou à l’effacement du stockage local ;
• des cookies ou éléments de session nécessaires à Keycloak ou au fournisseur SSO choisi, selon la durée de session et les paramètres de sécurité applicables.

Ces dispositifs sont nécessaires au fonctionnement demandé du Service et ne sont pas utilisés à des fins publicitaires. Leur blocage peut empêcher la connexion ou dégrader certaines fonctionnalités.

À la date du 4 août 2026, Compta Helper n’active aucun traceur publicitaire, de reciblage, de réseaux sociaux ou de mesure d’audience non strictement nécessaire sur le Site ou dans l’application.

Si de tels traceurs sont ajoutés ultérieurement, la présente Politique ou une politique relative aux cookies sera mise à jour. Lorsqu’un consentement est requis, aucun traceur facultatif ne sera déposé avant un choix positif de l’utilisateur, et un moyen aussi simple de refuser ou retirer son consentement que de l’accepter sera proposé.

Compta Helper met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques et à la sensibilité des données, notamment :

• protection par HTTPS/TLS des échanges publics et des transmissions au service d’analyse documentaire automatisée Scaleway ;
• chiffrement authentifié des Documents, Résultats et payloads sensibles au repos dans Compta Helper par enveloppe AES-256-GCM, avec une clé de données distincte par objet et des clés maîtresses séparées ;
• séparation logique des cabinets, espaces de travail, clients et habilitations ;
• authentification centralisée, contrôle des sessions, principe du moindre privilège et révocation des accès devenus inutiles ;
• services internes, bases et composants d’identité non directement exposés au public ;
• appels authentifiés au service managé Scaleway, limitation des images transmises aux besoins du traitement et validation des résultats par le backend avant leur stockage chiffré ;
• suppression des fichiers temporaires en clair dans Compta Helper après traitement ; conservations éventuelles chez Scaleway distinctes, selon la section 5.9 ;
• journaux Compta Helper assainis, sans contenu documentaire ou texte extrait, libellés bancaires, IBAN, montants détaillés, noms de fichiers originaux ou secrets ; cette mesure ne rend pas automatiquement anonymes les métadonnées et l’historique de consommation ;
• mises à jour, suivi des dépendances et correction des vulnérabilités selon leur criticité ;
• sauvegardes chiffrées, contrôles d’intégrité, tests de restauration et procédures de continuité ;
• procédures de détection, qualification, confinement, remédiation et notification des incidents ;
• limitation, revue et traçabilité proportionnée des accès administratifs et de support.

Malgré ces mesures, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue. Les utilisateurs doivent protéger leurs identifiants, utiliser des appareils et navigateurs à jour, vérifier les habilitations accordées et signaler sans délai toute suspicion de compromission à [email protected].

Lorsqu’un incident concerne des données traitées pour le compte d’un Client, Compta Helper l’informe conformément au DPA. Lorsqu’elle agit comme responsable du traitement, elle apprécie les obligations de notification à la CNIL et, le cas échéant, de communication aux personnes concernées.

Selon le traitement et sa base juridique, toute personne dispose des droits suivants :

• droit d’accès à ses données personnelles ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement, lorsque les conditions légales sont réunies ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition pour des raisons tenant à sa situation particulière aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, et droit d’opposition à tout moment à la prospection ;
• droit à la portabilité des données fournies, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou le contrat et réalisé de manière automatisée ;
• droit de retirer son consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements antérieurs ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, dans les conditions du droit français ;
• droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Les droits ne sont pas absolus et peuvent être limités par les conditions du RGPD, les droits de tiers, le secret des affaires, la sécurité, les obligations légales ou la nécessité de constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Pour exercer un droit, la personne peut écrire à [email protected] ou à l’adresse postale indiquée à l’article 2, en précisant l’objet de sa demande et les informations permettant d’identifier le compte ou la relation concernée. Compta Helper peut demander un justificatif d’identité uniquement lorsqu’elle a un doute raisonnable sur l’identité du demandeur et dans une mesure proportionnée.

Compta Helper répond en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en raison de la complexité ou du nombre de demandes ; la personne en est informée dans le premier mois.

Pour les Documents importés, les images transmises et les Résultats traités pour le compte d’un Client, la personne s’adresse prioritairement à ce Client, responsable du traitement ou interlocuteur du responsable concerné. Si Compta Helper reçoit une demande et identifie le Client, elle la lui transmet sans retard indu et ne répond pas au fond sans instruction, sauf obligation légale. Elle l’assiste conformément au DPA, y compris pour les traitements sous-traités à Scaleway. Pour les données traitées pour ses finalités propres, Compta Helper répond directement dans les conditions ci-dessus. Pour l’historique de consommation utilisé afin de mesurer l’usage du Service, Compta Helper répond directement comme responsable du traitement, selon la section 5.6.

Lorsqu’un administrateur invite un collaborateur, un client final ou un tiers, Compta Helper reçoit généralement son nom, son adresse email, son organisation, le rôle proposé et l’identité de l’invitant. Ces données proviennent de l’administrateur et sont utilisées pour envoyer l’invitation, sécuriser son acceptation, rattacher l’utilisateur au bon périmètre et conserver une preuve raisonnable de l’opération.

La base juridique est l’exécution des mesures nécessaires à la création de l’accès demandé et l’intérêt légitime de l’organisation et de Compta Helper à administrer les habilitations. L’invitation et ses traces sont conservées pendant leur durée de validité, puis pendant la durée nécessaire à la sécurité et à la preuve. La personne invitée peut exercer ses droits auprès de Compta Helper.

Les Documents peuvent contenir des données de clients, fournisseurs, salariés, débiteurs, créanciers, payeurs, bénéficiaires ou autres tiers sans relation directe avec Compta Helper. Le Client, lorsqu’il agit comme responsable du traitement, ou le responsable pour le compte duquel il intervient, détermine la base juridique, fournit l’information requise et répond aux demandes de droits. Le Client reste l’interlocuteur contractuel de Compta Helper ; le DPA encadre l’assistance et la transmission des demandes au responsable concerné.

Compta Helper ne prend, pour ses finalités propres, aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne de manière similaire.

La lecture native, l’analyse documentaire automatisée, l’extraction, les suggestions de structuration et les exports assistent la production comptable. Ils peuvent comporter des erreurs ; la validation technique du backend ne remplace pas la vérification des Résultats par un utilisateur habilité, compétent et capable de les corriger ou de les écarter avant utilisation. L’extraction ne constitue pas, à elle seule, une décision automatisée au sens de l’article 22 du RGPD. Cette qualification dépend de l’usage réel : une décision concernant une personne, exclusivement automatisée, produisant des effets juridiques ou l’affectant significativement de manière similaire. Le responsable du traitement doit apprécier les effets de son usage et le caractère effectif du contrôle humain ; une validation purement formelle ne suffit pas à exclure cet article.

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Compta Helper peut modifier la Politique pour tenir compte de l’évolution du Service, de ses prestataires, de ses mesures de sécurité, de la réglementation ou des recommandations des autorités compétentes.

Chaque version indique son numéro et sa date d’entrée en vigueur. En cas de modification substantielle affectant les personnes disposant d’un compte actif, Compta Helper les informe par email, notification dans le Service ou tout autre moyen approprié avant l’entrée en vigueur, sauf urgence légale ou de sécurité.

Une nouvelle finalité incompatible avec les finalités initiales ne sera pas mise en œuvre sans information appropriée et, lorsque la réglementation l’exige, sans recueillir préalablement un consentement valable ou disposer d’une autre base juridique.

Pour toute question relative à la présente Politique, pour exercer un droit ou pour signaler un incident de confidentialité :

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Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL)

3 place de Fontenoy — TSA 80715

75334 Paris Cedex 07

https://www.cnil.fr

Politique de confidentialité — Compta Helper — Version 1.0 — En vigueur au 4 août 2026