Sécurité, réversibilité et portabilité

L’infrastructure principale de Compta Helper est hébergée chez Scaleway en France et dans l’Espace économique européen. Les serveurs applicatifs, les bases de données, le stockage des documents chiffrés, le traitement OCR principal et les sauvegardes sont configurés sur des ressources européennes. Les sauvegardes chiffrées sont stockées sur Scaleway Object Storage dans la région Paris, France.

L’infrastructure utilisée pour le traitement métier est soumise au droit français et au droit de l’Union européenne. La liste à jour des sous-traitants techniques, leurs rôles, les catégories de données concernées et les garanties applicables figurent dans le DPA de Compta Helper.

Certains prestataires de routage, de messagerie, d’authentification ou de paiement peuvent disposer d’une organisation internationale. Ils ne reçoivent pas, par principe, les documents métier présents dans l’espace sécurisé, sauf transit technique expressément documenté ou envoi volontaire d’un document par le Client au support.

Compta Helper met notamment en œuvre les mesures suivantes :

• accès public au Service exclusivement par HTTPS/TLS ;
• redirection des connexions HTTP vers HTTPS et en-tête HSTS en production ;
• chiffrement authentifié des documents et résultats métier au repos, au moyen d’un mécanisme d’enveloppe et de clés séparées des données ;
• stockage des bases, volumes et sauvegardes sur des supports chiffrés ;
• séparation logique des cabinets, espaces de travail, clients et utilisateurs ;
• gestion centralisée des identités, sessions, rôles et habilitations ;
• principe du moindre privilège et limitation des accès administratifs ;
• services internes et bases de données non exposés directement sur Internet ;
• OCR exécuté sur une infrastructure contrôlée par Compta Helper, protégée par réseau privé ou pare-feu restrictif et par un jeton interne ;
• fichiers OCR de travail temporaires et nettoyage automatique ;
• journaux techniques conçus pour ne pas contenir le texte OCR, les libellés bancaires, le contenu des documents, les IBAN, les montants détaillés, les noms de fichiers originaux ou les secrets ;
• accès humain exceptionnel, limité au support, au diagnostic, à la sécurité, à la réversibilité ou à une demande du Client ;
• procédures de sauvegarde, de restauration, de gestion des incidents et de correction des vulnérabilités.

Les Documents clients ne sont pas utilisés pour entraîner, ajuster ou évaluer des modèles d’intelligence artificielle pour une finalité propre à Compta Helper. Ils ne sont pas transmis à des fournisseurs externes d’API OCR ou de modèles de langage pour réaliser le traitement métier.

Les Documents importés et les Résultats métier associés sont conservés dans l’environnement actif pendant une durée maximale de 30 jours à compter de l’import, sauf suppression manuelle plus rapide ou conservation temporaire strictement nécessaire à une procédure de réversibilité.

L’ouverture d’un ticket de support ou la survenance d’un incident ne prolonge pas, à elle seule, cette durée.

Les fichiers de travail présents sur le composant OCR sont temporaires. La configuration documentée prévoit une durée de rétention de travail maximale d’une heure et un nettoyage automatique ; le backend supprime également les travaux OCR après récupération du résultat ou en cas d’échec.

Les sauvegardes sont chiffrées et isolées de l’environnement actif. Le cycle documenté conserve jusqu’à sept sauvegardes quotidiennes, quatre sauvegardes hebdomadaires et six sauvegardes mensuelles. Une donnée supprimée de l’environnement actif peut donc subsister dans une sauvegarde pendant environ six mois au maximum, avant écrasement ou purge selon le cycle normal. Ces sauvegardes ne sont pas utilisées pour restaurer sélectivement une donnée supprimée à la demande d’un Client, sauf nécessité technique globale, impératif de sécurité, contentieux ou obligation légale.

À la date de mise à jour de cette page, les traitements métier de relevés bancaires et de LCR acceptent des fichiers PDF ainsi que des images, notamment aux formats HEIC/HEIF, JPEG/JPG, PNG et BMP. Un Client peut transmettre un fichier unique ou plusieurs fichiers ; lorsqu’il en transmet plusieurs, ils sont regroupés dans l’ordre d’envoi pour former un seul document métier.

La limite documentée de la configuration applicative est de 100 Mo par import, calculée sur la taille cumulée des fichiers transmis. Le Service vérifie notamment l’extension, le type MIME, la signature du fichier, l’absence de fichier vide et la lisibilité du document ou de l’image.

Les photographies peuvent être importées directement dans le traitement métier. Selon leur format, une conversion technique peut être effectuée automatiquement afin de permettre leur analyse, sans modifier la finalité du traitement ni les durées de conservation applicables.

Le Service n’a pas vocation à traiter les factures, tickets de caisse, notes de frais, documents médicaux, documents sociaux sensibles ou documents étrangers au périmètre annoncé.

La demande doit être envoyée à contact@compta-helper.fr par un représentant habilité du Client. Elle doit indiquer si le Client souhaite :

• récupérer ses Données exportables et ses Actifs numériques ;
• transférer ces éléments vers une infrastructure qu’il contrôle ;
• changer de fournisseur et transmettre les coordonnées du prestataire de destination ;
• obtenir l’effacement de ces éléments sans changement de fournisseur.

Le délai de préavis nécessaire à l’initiation du processus ne peut pas dépasser deux mois. À l’issue du préavis, la période transitoire est de 30 jours calendaires au maximum. Pendant cette période, le contrat reste applicable et Compta Helper :

• fournit une assistance raisonnable au Client et aux tiers expressément autorisés ;
• communique les informations pertinentes pour soutenir la stratégie de sortie ;
• coopère de bonne foi avec le prestataire de destination ;
• poursuit les fonctions prévues au contrat afin de préserver la continuité ;
• informe le Client des risques connus susceptibles d’affecter la transition ;
• maintient un niveau élevé de sécurité pendant le transfert et la récupération.

Lorsque la transition en 30 jours est techniquement irréalisable, Compta Helper informe le Client dans les 14 jours ouvrables suivant la demande, explique les motifs et indique une période transitoire alternative n’excédant pas sept mois. Le Client peut également prolonger une fois la période transitoire pour la durée qu’il estime adaptée à ses besoins.

Le délai estimé pour une transition est communiqué après analyse du volume, de la disponibilité des données et du mécanisme de remise retenu. Les délais contractuels maximaux ci-dessus restent applicables.

Dans la mesure où ils existent encore au moment de la demande et sont rattachés au Client, les éléments récupérables comprennent notamment :

• les Documents importés et encore conservés ;
• les Résultats métier et métadonnées utiles encore conservés ;
• les paramètres et configurations créés par le Client ;
• les dénominations, numéros et identifiants fonctionnels de ses dossiers ou clients ;
• les rattachements entre documents, cabinets et dossiers ;
• les informations relatives aux Utilisateurs, rôles, habilitations, paramètres de sécurité et droits d’accès, sous réserve des droits des personnes concernées ;
• l’historique fonctionnel des traitements et statuts encore disponible ;
• les autres Actifs numériques nécessaires à la réutilisation des Données exportables lorsque le Client dispose d’un droit d’utilisation indépendant sur ces actifs.

Sont exclus, dans la mesure où leur communication porterait atteinte aux droits de propriété intellectuelle, aux secrets d’affaires ou à la sécurité : le code source, les algorithmes, les modèles, les règles de parsing, les méthodes, les documentations internes, les journaux techniques internes de sécurité et de diagnostic, les informations relatives aux autres clients et les éléments propres au fonctionnement interne du Service. Ces exclusions ne doivent ni empêcher ni retarder indûment le changement de fournisseur.

Le format standard de réversibilité de Compta Helper est un export JSON complet, structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Le fichier est encodé en UTF-8 et son schéma est documenté et versionné.

Cet export JSON regroupe, selon les données encore disponibles au moment de la demande :

• les informations d’identification du cabinet ou de l’organisation ;
• les dossiers ou clients enregistrés par le Client ;
• les Utilisateurs, rôles et habilitations ;
• les paramètres et configurations créés par le Client ;
• les métadonnées des Documents importés ;
• les Résultats métier extraits ;
• les statuts et historiques fonctionnels disponibles ;
• les rattachements logiques entre documents, dossiers, utilisateurs, paramètres et résultats ;
• les références utiles à la reprise des données.

L’export JSON est remis au Client ou au prestataire de destination expressément autorisé par un moyen sécurisé adapté au volume et au contexte de la demande. La documentation du schéma accompagne l’export afin de permettre son interprétation et sa réutilisation.

Lorsque des Documents sources sont encore présents dans le Service au moment de la demande, ils sont également remis séparément dans leur format d’origine, sous réserve des durées de conservation applicables. Les fichiers comptables générés par les fonctionnalités courantes du Service ne constituent pas le format standard de réversibilité.

L’export de réversibilité est préparé à la demande. Sa remise peut être effectuée par téléchargement temporaire sécurisé ou par tout autre mécanisme convenu avec le Client garantissant un niveau de sécurité approprié.

Les limites suivantes peuvent affecter une procédure de portabilité :

• seules les données encore présentes dans le Service au moment de la demande peuvent être remises, sous réserve de la conservation spécifique déclenchée par une procédure de réversibilité ;
• les Documents et Résultats métier sont normalement supprimés après 30 jours à compter de l’import ;
• l’export JSON restitue les données disponibles dans Compta Helper mais ne reproduit pas le code, les règles de parsing ou le fonctionnement interne du Service ;
• le prestataire de destination reste responsable de son propre import, de ses correspondances de champs, de ses contrôles et de son environnement ;
• les erreurs, omissions ou ambiguïtés présentes dans les Documents ou Résultats doivent être contrôlées avant réutilisation ;
• aucune équivalence fonctionnelle parfaite avec un autre service SaaS ne peut être garantie lorsque les architectures, modèles de données ou fonctionnalités diffèrent.

À compter de la fin de la période transitoire convenue, le Client dispose d’au moins 30 jours calendaires pour récupérer les Données exportables et Actifs numériques nécessaires à la transition. Les éléments encore présents lors de la demande sont conservés de manière sécurisée pendant cette période, même si leur durée ordinaire de conservation aurait expiré entre-temps.

Le contrat ou l’accès concerné prend fin et le Client en est informé lorsque le changement de fournisseur ou le transfert est achevé avec succès, ou au terme du préavis lorsque le Client demande uniquement l’effacement.

À l’expiration de la période de récupération, ou de toute période plus longue convenue par écrit, Compta Helper efface les Données exportables et Actifs numériques concernés, sous réserve des obligations légales, des besoins de preuve et de l’expiration du cycle normal des sauvegardes.

Aucun frais de changement de fournisseur n’est facturé pour le processus standard de réversibilité comprenant la préparation et la remise de l’export JSON complet.

Une prestation supplémentaire étrangère au processus standard, telle qu’une transformation sur mesure, une reprise manuelle complexe ou un accompagnement spécifique, peut faire l’objet d’un devis distinct accepté préalablement par le Client.

Compta Helper privilégie l’hébergement et le traitement des données dans l’Union européenne et prend des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles destinées à prévenir tout accès ou transfert international de données non personnelles qui serait incompatible avec le droit de l’Union européenne ou le droit français.

Lorsqu’une autorité étrangère demande l’accès à des données détenues dans l’Union européenne, Compta Helper applique les principes suivants :

• vérification de l’identité et de la compétence de l’autorité demanderesse ;
• vérification de l’existence d’une base juridique valable et, le cas échéant, d’un accord international applicable ;
• examen de la nécessité, de la proportionnalité, de la précision et de la portée de la demande ;
• contestation ou rejet des demandes manifestement irrégulières, excessives ou incompatibles avec le droit applicable, dans la mesure permise par la loi ;
• limitation de toute communication au strict nécessaire ;
• information du Client avant toute communication lorsque la loi le permet ;
• traçabilité interne des demandes et des décisions prises ;
• maintien du chiffrement, du contrôle des habilitations et de la minimisation des données ;
• encadrement contractuel des prestataires pouvant être soumis à une juridiction étrangère.

Une décision ou injonction d’une autorité d’un pays tiers n’est reconnue ou rendue exécutoire que dans les conditions prévues par le droit applicable, notamment lorsqu’elle repose sur un accord international en vigueur ou lorsqu’elle satisfait aux garanties exigées par le règlement européen relatif aux données.

Demandes de réversibilité, de sécurité ou de protection des données :

contact@compta-helper.fr

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