Sécurité, réversibilité et portabilité

L’infrastructure principale de Compta Helper est hébergée chez Scaleway en France et dans l’Espace économique européen : serveurs applicatifs, bases de données et stockage chiffré. Les sauvegardes chiffrées sont stockées sur Scaleway Object Storage dans la région Paris, France. Cette activité d’hébergement et de stockage est distincte de l’analyse documentaire automatisée managée, également exploitée par Scaleway. Pour cette seconde activité, la documentation du fournisseur indique Paris pour le stockage et une infrastructure européenne. Le service d’analyse documentaire automatisée utilisé est situé à Paris, en France. Les traitements et les accès liés à cette analyse ont lieu en France. Les intervenants sont décrits dans les conditions prévues au DPA.

Le cadre contractuel français et européen ne permet pas, à lui seul, d’exclure tout accès ou transfert hors de l’Espace économique européen. Le DPA et la Politique de confidentialité précisent les destinataires, les activités, les données concernées, la localisation documentée et les garanties applicables à d’éventuels transferts. Les informations sur la chaîne de sous-traitance effective sont disponibles dans les conditions prévues au DPA. L’extension de l’activité de Scaleway à l’analyse documentaire automatisée reste soumise aux exigences d’information, d’objection et d’autorisation des CGU et du DPA ; l’ancienne autorisation d’hébergement ne la couvre pas automatiquement.

Certains prestataires de routage, de messagerie, d’authentification ou de paiement peuvent avoir une organisation internationale. Ils n’ont pas vocation à recevoir le contenu des Documents métier pour leur mission, sauf transit technique expressément documenté dans le DPA. Le support par email est réservé aux échanges administratifs ou techniques sans Donnée Client. Les Documents ou Résultats nécessaires à une assistance passent par l’espace sécurisé ; toute Donnée Client reçue par erreur par email est supprimée dès détection, sans analyse de fond.

Compta Helper conserve la lecture native lorsque possible. Sinon, les images des pages nécessaires peuvent être transmises au service d’analyse documentaire automatisée exploité par Scaleway. Ce service utilise l’intelligence artificielle pour extraire les informations et traite le contenu visible des images, notamment les données bancaires et personnelles. Les résultats sont validés techniquement par le backend Compta Helper puis stockés chiffrés avec les Documents. Ils restent à vérifier par un Utilisateur habilité avant utilisation et export : des informations peuvent être illisibles, omises ou signalées à contrôler. Les principales mesures de sécurité sont les suivantes :

• accès public au Service exclusivement par HTTPS/TLS ;
• redirection des connexions HTTP vers HTTPS et en-tête HSTS en production ;
• chiffrement authentifié des Documents et Résultats métier au repos dans Compta Helper, au moyen d’un mécanisme d’enveloppe et de clés séparées des données ;
• stockage des bases, volumes et sauvegardes sur des supports chiffrés ;
• séparation logique des cabinets, espaces de travail, clients et utilisateurs ;
• gestion centralisée des identités, sessions, rôles et habilitations ;
• principe du moindre privilège et limitation des accès administratifs ;
• services internes et bases de données non exposés directement sur Internet ;
• appels authentifiés et chiffrés en HTTPS/TLS au service d’analyse documentaire automatisée Scaleway autorisé selon le DPA, limités aux images nécessaires ;
• fichiers de travail en clair temporaires dans Compta Helper et nettoyage automatique après traitement ; conservations éventuelles chez le fournisseur distinctes, décrites en section 3 ;
• journaux techniques Compta Helper conçus sans texte extrait, libellés bancaires, contenu des Documents, IBAN, montants détaillés, noms de fichiers originaux ou secrets ; les métadonnées et les exceptions de conservation chez Scaleway suivent un régime distinct ;
• accès humain exceptionnel, limité aux besoins autorisés du support, du diagnostic, de la sécurité, de la réversibilité ou d’une demande du Client ; personnes habilitées et soumises à la confidentialité, avec encadrement des accès dans la chaîne de sous-traitance selon le DPA ;
• procédures de sauvegarde, de restauration, de gestion des incidents et de correction des vulnérabilités.

Le chiffrement au repos protège les données stockées. Compta Helper les déchiffre temporairement pour les opérations demandées ; lorsque l’analyse documentaire automatisée est utilisée, Scaleway accède au contenu des images pour les analyser. Ce dispositif ne constitue donc pas un chiffrement empêchant tout accès au contenu par le fournisseur. Le Client conserve la propriété de ses données. Leur contenu ne peut servir à entraîner, ajuster, évaluer ou améliorer des modèles, ni à une réutilisation commerciale ou à une autre finalité propre non autorisée. Les conditions IA publiées de Scaleway excluent l’entraînement et l’amélioration à partir du contenu client ; les exceptions de conservation liées aux incidents ou abus ne lèvent pas cette interdiction.

Les Documents importés, les images de pages conservées et les Résultats métier associés sont conservés dans l’environnement actif Compta Helper pendant une durée maximale de 30 jours à compter de l’import, sauf suppression manuelle plus rapide ou conservation temporaire strictement nécessaire à une procédure de réversibilité. La purge active ne signifie pas la disparition simultanée des sauvegardes, des copies exceptionnelles du fournisseur ou des métadonnées.

L’ouverture d’un ticket de support ou la survenance d’un incident ne prolonge pas, à elle seule, cette durée.

Les fichiers de travail en clair dans Compta Helper sont supprimés après traitement. Le service managé Scaleway suit un régime distinct : les conditions IA publiées prévoient l’absence de conservation des requêtes et résultats après traitement, sous réserve de conservations temporaires liées aux incidents ou abus affectant le service. La documentation de confidentialité Scaleway indique jusqu’à deux semaines pour le contenu des requêtes concernées ; cette indication documentaire ne constitue pas ici une garantie contractuelle sans réserve. Le service est utilisé sans traitement par lots. Les éventuelles conservations en cache temporaire relèvent des règles contractuelles applicables. Certaines données d’usage agrégées et anonymisées peuvent être conservées jusqu’à six mois selon cette documentation. Le mode utilisé, les métadonnées concernées et les modalités applicables relèvent du contrat du compte et du DPA. Les régimes détaillés figurent à l’article 16 du DPA et à la section 5.9 de la Politique de confidentialité.

Les sauvegardes Compta Helper sont chiffrées, isolées de l’environnement actif et réservées à la continuité, à la restauration et à la sécurité. Chaque sauvegarde est conservée pendant 30 jours au maximum à compter de sa création. Les purges sont exécutées et les anciennes copies dépassant cette fenêtre, y compris les versions de stockage, ont été supprimées. Les sauvegardes ne sont pas restaurées individuellement pour un usage courant ; après une restauration nécessaire, les règles de suppression sont réappliquées. L’historique de consommation sert au suivi de l’utilisation du Service. Les données personnelles et les liens identifiants qu’il contient sont supprimés automatiquement au plus tard 30 jours après l’import du Document associé, ou plus tôt sur demande. Cet historique n’est pas automatiquement anonyme après la purge du contenu. Au-delà de cette durée, seules des statistiques ne permettant pas d’identifier les personnes ou les Documents peuvent être conservées. Les autres catégories de métadonnées suivent les finalités et durées décrites dans la Politique de confidentialité.

À la date de mise à jour de cette page, les traitements métier de relevés bancaires et de LCR acceptent des fichiers PDF ainsi que des images, notamment aux formats HEIC/HEIF, JPEG/JPG, PNG et BMP. Un Client peut transmettre un fichier unique ou plusieurs fichiers ; lorsqu’il en transmet plusieurs, ils sont regroupés dans l’ordre d’envoi pour former un seul document métier.

La limite documentée de la configuration applicative est de 100 Mo par import, calculée sur la taille cumulée des fichiers transmis. Le Service vérifie notamment l’extension, le type MIME, la signature du fichier, l’absence de fichier vide et la lisibilité du document ou de l’image.

Les photographies peuvent être importées directement dans le traitement métier. Selon leur format, une conversion technique peut être effectuée automatiquement afin de permettre leur analyse, sans modifier la finalité du traitement ni les durées de conservation applicables.

Le Service n’a pas vocation à traiter les factures, tickets de caisse, notes de frais, documents médicaux, documents sociaux sensibles ou documents étrangers au périmètre annoncé.

La demande doit être envoyée à [email protected] par un représentant habilité du Client. Elle doit indiquer si le Client souhaite :

• récupérer ses Données exportables et ses Actifs numériques ;
• transférer ces éléments vers une infrastructure qu’il contrôle ;
• changer de fournisseur et transmettre les coordonnées du prestataire de destination ;
• obtenir l’effacement de ces éléments sans changement de fournisseur.

Le délai de préavis nécessaire à l’initiation du processus ne peut pas dépasser deux mois. À l’issue du préavis, la période transitoire est de 30 jours calendaires au maximum. Pendant cette période, le contrat reste applicable et Compta Helper :

• fournit une assistance raisonnable au Client et aux tiers expressément autorisés ;
• communique les informations pertinentes pour soutenir la stratégie de sortie ;
• coopère de bonne foi avec le prestataire de destination ;
• poursuit les fonctions prévues au contrat afin de préserver la continuité ;
• informe le Client des risques connus susceptibles d’affecter la transition ;
• maintient un niveau élevé de sécurité pendant le transfert et la récupération.

Lorsque la transition en 30 jours est techniquement irréalisable, Compta Helper informe le Client dans les 14 jours ouvrables suivant la demande, explique les motifs et indique une période transitoire alternative n’excédant pas sept mois. Le Client peut également prolonger une fois la période transitoire pour la durée qu’il estime adaptée à ses besoins.

Le délai estimé pour une transition est communiqué après analyse du volume, de la disponibilité des données et du mécanisme de remise retenu. Les délais contractuels maximaux ci-dessus restent applicables.

Dans la mesure où ils existent encore au moment de la demande et sont rattachés au Client, les éléments récupérables comprennent notamment :

• les Documents importés et encore conservés ;
• les Résultats métier et métadonnées utiles encore conservés ;
• les paramètres et configurations créés par le Client ;
• les dénominations, numéros et identifiants fonctionnels de ses dossiers ou clients ;
• les rattachements entre documents, cabinets et dossiers ;
• les informations relatives aux Utilisateurs, rôles, habilitations, paramètres de sécurité et droits d’accès, sous réserve des droits des personnes concernées ;
• l’historique fonctionnel des traitements et statuts encore disponible ;
• les autres Actifs numériques nécessaires à la réutilisation des Données exportables lorsque le Client dispose d’un droit d’utilisation indépendant sur ces actifs.

Sont exclus, dans la mesure où leur communication porterait atteinte aux droits de propriété intellectuelle, aux secrets d’affaires ou à la sécurité : le code source, les algorithmes, les modèles, les règles de parsing, les méthodes, les documentations internes, les journaux techniques internes de sécurité et de diagnostic, les informations relatives aux autres clients et les éléments propres au fonctionnement interne du Service. Ces exclusions ne doivent ni empêcher ni retarder indûment le changement de fournisseur.

Le format standard de réversibilité de Compta Helper est un export JSON complet, structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Le fichier est encodé en UTF-8 et son schéma est documenté et versionné.

Cet export JSON regroupe, selon les données encore disponibles au moment de la demande :

• les informations d’identification du cabinet ou de l’organisation ;
• les dossiers ou clients enregistrés par le Client ;
• les Utilisateurs, rôles et habilitations ;
• les paramètres et configurations créés par le Client ;
• les métadonnées des Documents importés ;
• les Résultats métier extraits ;
• les statuts et historiques fonctionnels disponibles ;
• les rattachements logiques entre documents, dossiers, utilisateurs, paramètres et résultats ;
• les références utiles à la reprise des données.

L’export JSON est remis au Client ou au prestataire de destination expressément autorisé par un moyen sécurisé adapté au volume et au contexte de la demande. La documentation du schéma accompagne l’export afin de permettre son interprétation et sa réutilisation.

Lorsque des Documents sources sont encore présents dans le Service au moment de la demande, ils sont également remis séparément dans leur format d’origine, sous réserve des durées de conservation applicables. Les fichiers comptables générés par les fonctionnalités courantes du Service ne constituent pas le format standard de réversibilité.

L’export de réversibilité est préparé à la demande. Sa remise peut être effectuée par téléchargement temporaire sécurisé ou par tout autre mécanisme convenu avec le Client garantissant un niveau de sécurité approprié.

Les limites suivantes peuvent affecter une procédure de portabilité :

• seules les données encore présentes dans le Service au moment de la demande peuvent être remises, sous réserve de la conservation spécifique déclenchée par une procédure de réversibilité ;
• les Documents et Résultats métier sont normalement supprimés après 30 jours à compter de l’import ;
• l’export JSON restitue les données disponibles dans Compta Helper mais ne reproduit pas le code, les règles de parsing ou le fonctionnement interne du Service ;
• le prestataire de destination reste responsable de son propre import, de ses correspondances de champs, de ses contrôles et de son environnement ;
• les erreurs, omissions ou ambiguïtés présentes dans les Documents ou Résultats doivent être contrôlées avant réutilisation ;
• aucune équivalence fonctionnelle parfaite avec un autre service SaaS ne peut être garantie lorsque les architectures, modèles de données ou fonctionnalités diffèrent.

À compter de la fin de la période transitoire convenue, le Client dispose d’au moins 30 jours calendaires pour récupérer les Données exportables et Actifs numériques nécessaires à la transition. Les éléments encore présents lors de la demande sont conservés de manière sécurisée pendant cette période, même si leur durée ordinaire de conservation aurait expiré entre-temps.

Le contrat ou l’accès concerné prend fin et le Client en est informé lorsque le changement de fournisseur ou le transfert est achevé avec succès, ou au terme du préavis lorsque le Client demande uniquement l’effacement.

À l’expiration de la période de récupération, ou de toute période plus longue convenue par écrit, Compta Helper efface les Données exportables et Actifs numériques concernés, sous réserve des obligations légales, des besoins de preuve strictement limités aux éléments nécessaires et de l’expiration du cycle de sauvegarde effectivement applicable. Ces réserves n’autorisent pas une conservation générale du contenu contraire au DPA. Les copies résiduelles en sauvegarde et les copies exceptionnellement conservées par le fournisseur suivent les régimes distincts de la section 3 et du DPA ; leur extinction ne coïncide pas nécessairement avec l’effacement actif.

Aucun frais de changement de fournisseur n’est facturé pour le processus standard de réversibilité comprenant la préparation et la remise de l’export JSON complet.

Une prestation supplémentaire étrangère au processus standard, telle qu’une transformation sur mesure, une reprise manuelle complexe ou un accompagnement spécifique, peut faire l’objet d’un devis distinct accepté préalablement par le Client.

Compta Helper privilégie l’hébergement et le traitement des données dans l’Union européenne et prend des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles destinées à prévenir tout accès ou transfert international de données non personnelles qui serait incompatible avec le droit de l’Union européenne ou le droit français.

Lorsqu’une autorité étrangère demande l’accès à des données détenues dans l’Union européenne, Compta Helper applique les principes suivants :

• vérification de l’identité et de la compétence de l’autorité demanderesse ;
• vérification de l’existence d’une base juridique valable et, le cas échéant, d’un accord international applicable ;
• examen de la nécessité, de la proportionnalité, de la précision et de la portée de la demande ;
• contestation ou rejet des demandes manifestement irrégulières, excessives ou incompatibles avec le droit applicable, dans la mesure permise par la loi ;
• limitation de toute communication au strict nécessaire ;
• information du Client avant toute communication lorsque la loi le permet ;
• traçabilité interne des demandes et des décisions prises ;
• maintien du chiffrement, du contrôle des habilitations et de la minimisation des données ;
• encadrement contractuel des prestataires pouvant être soumis à une juridiction étrangère.

Une décision ou injonction d’une autorité d’un pays tiers n’est reconnue ou rendue exécutoire que dans les conditions prévues par le droit applicable, notamment lorsqu’elle repose sur un accord international en vigueur ou lorsqu’elle satisfait aux garanties exigées par le règlement européen relatif aux données.

Demandes de réversibilité, de sécurité ou de protection des données :

[email protected]

Adresse :